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Responsable des services à la famille d'accueil

Synopsis

Chez GreatAuPair, le responsable des services à la famille d'accueil dirige et gère les activités de l'équipe des ventes, élabore des stratégies de vente pour le développement de nouvelles affaires et la fidélisation des clients existants afin de maximiser les revenus et les objectifs opérationnels de l'entreprise. Vous devez avoir une attitude positive et dynamique et utiliser votre "pom-pom girl" pour inciter l'équipe à atteindre ou dépasser les objectifs hebdomadaires. Le candidat idéal saura démontrer comment il a géré avec succès et professionnalisme des problèmes complexes liés au service à la clientèle. Vous devez être en mesure d'analyser les problèmes et d'identifier la cause fondamentale pour suggérer de nouvelles meilleures pratiques. Vous devez également être un excellent communicateur, capable de collaborer avec plusieurs départements.

Le rôle

Le rôle de gestionnaire des services à la famille d'accueil est un rôle de direction directement responsable de l'expérience client et du succès financier de l'entreprise. Étant donné que le responsable des services à la famille d'accueil gère les problèmes de service liés aux contrats et aux paiements, ce poste requiert un niveau élevé de professionnalisme, une excellente capacité de résolution des conflits et une solide compréhension du règlement du programme de fille au pair.

En tant que chef de file, le candidat idéal serait en mesure de travailler avec les membres de l’équipe pour identifier les domaines d’opportunité et pour mettre au point des processus et des solutions intégrant les informations en provenance des rapports directs afin de constituer une équipe hautement fonctionnelle et cohérente. Vous devez avoir la capacité éprouvée d’entraîner d’une manière qui tienne compte de différents styles d’apprentissage et compétences, en plus d’identifier et de capitaliser sur les points forts individuels. Vous devez posséder d'excellentes compétences en communication écrite et verbale, faire preuve d'analyse et appliquer ces compétences pour fixer des objectifs réalistes et garantir la responsabilité de tous les membres de l'équipe afin de garantir le succès continu de l'équipe des services à la famille d'accueil. Le responsable des services à la famille d'accueil doit fournir un service exceptionnel aux clients internes et externes, notamment en présentant des rapports de situation ministériels hebdomadaires à la direction.

Le candidat idéal possède des compétences supérieures en gestion du temps et une extrême minutie. Ce poste assure la conformité du département d’État de la part de la famille d’accueil et est responsable de la vérification continue des dossiers. En outre, un minimum d'années d'expérience similaire dans 4, une connaissance solide des applications Microsoft Office, du CRM, de Google Documents, des systèmes de base de données, d'Internet et des outils de médias sociaux sont nécessaires.

Ce poste relève directement du vice-président des opérations de programme.

Nos Exigences

Le candidat retenu possédera les qualités, les atouts, les compétences et l'expérience suivants:

  • Diplôme 4 ou expérience similaire
  • 4 + années d'expérience dans le secteur J-1, le service à la clientèle, les ventes / marketing, le recrutement, l'hôtellerie, l'administration et les communications
  • Doit avoir d'excellentes compétences en communication écrite et verbale pour communiquer avec les clients, les collègues et les partenaires
  • Doit posséder une capacité démontrée d'autonomie, capable de travailler de manière indépendante, de prendre des initiatives et d'effectuer ses tâches rapidement.
  • Excellente compétences en résolution de problème
  • Sens de l'organisation exceptionnel, souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
  • Expérience de travail et de gestion à distance
  • Doit avoir un ordinateur et Internet haute vitesse
  • Un bureau à domicile dédié et un espace de travail calme sont nécessaires
  • Capacité à gérer les appels téléphoniques et les courriels au quotidien
  • Connaissance pratique de Microsoft Office, des systèmes CRM, des bases de données, d'Internet et des applications de médias sociaux
  • Passion pour le processus de vente, la satisfaction client et la fidélisation
  • Attitude positive et constante de «pouvoir faire» avec la confiance nécessaire pour la soutenir
  • Doit être professionnel, gentil, authentique, amical et courtois
  • Forte préférence pour les compétences en deuxième / troisième langue - un avantage certain

Tâches et responsabilités

Le responsable des services à la famille d'accueil assume les tâches et responsabilités suivantes:

Ventes et marketing

  • En tant que responsable de l'équipe de vente, le responsable des ventes décrira les programmes de formation du personnel, élaborera des stratégies permettant à l'équipe de vente de fonctionner efficacement et incitera ses membres à dépasser leurs objectifs de vente à court et à long terme.
  • Examen hebdomadaire des appels de vente et des communications par courrier électronique. Établir des stratégies pour aborder les domaines à améliorer.
  • Planifier et allouer des ressources pour que le personnel du personnel soit efficace, en veillant à ce que les efforts déployés soient déployés dans les délais impartis
  • Suivez les efforts déployés pour rechercher des prospects dans la famille d'accueil, le volume d'appels (entrants et sortants), créez des rapports sur les moyennes et créez les meilleures pratiques en fonction des données collectées.
  • Réunions de vente hebdomadaires avec l'équipe
  • Superviser la gestion des références de la famille d'accueil

Administration

  • Examiner les demandes entrantes de la famille d'accueil et informer le personnel approprié de toute préoccupation relative à l'adéquation de la famille d'accueil
  • Gérer les dossiers de la famille d'accueil pour s'assurer que tous les documents requis par le Département d'État sont organisés et en place à tout moment pour l'audit
  • Assister le vice-président des opérations de programme et l'équipe informatique dans le perfectionnement et le développement des processus
  • Créer des documents de formation pour tous les postes du département Services à la famille d'accueil
  • Gestion de la boîte de réception 'famille d'accueil'
  • Assister à diverses tâches administratives planifiées

comptabilité

  • Supervisez la comptabilité de la famille d'accueil J-1: assurez-vous que les paiements ont bien été reçus, établissez les factures de la famille d'accueil, émettez des crédits et traitez les remboursements dans les délais impartis et faites le suivi avec l'équipe des services à la famille d'accueil de tout compte client en attente

Communication client et résolution de problèmes

  • Résolvez rapidement et professionnellement les problèmes des clients en fournissant des conseils et des informations techniques concernant les services, produits, procédures et conditions de l'entreprise. Enquêter sur les problèmes et les plaintes du site. Communiquer avec les clients concernant la résolution
  • Appels des familles après le match (questions sur le chronométrage, les visas, etc.)
  • Champ Plaintes de la famille d’hôte J-1 adressées au siège social. Appels entrants directs au personnel approprié selon les besoins
  • Répondre aux critiques négatives des médias sociaux et gérer les plaintes du Bureau d'éthique commerciale
  • Résoudre les problèmes interministériels concernant les familles d'accueil et fournir un soutien continu aux membres de l'équipe

Gestion

  • Gérer efficacement l'équipe des services à la famille d'accueil pour s'assurer que les objectifs sont atteints
  • Fournir des rapports hebdomadaires sur les paiements de la famille d'accueil, les correspondances, la gestion des leads, l'attribution, les commentaires des clients, les activités des concurrents et d'autres domaines, le cas échéant.
  • Recruter, embaucher, embaucher et former de nouveaux conseillers de programme aux postes de vente
  • Superviser et orienter le personnel conformément aux politiques et procédures de GreatAuPair
  • Maintenir la transparence grâce à une communication efficace. Communiquer de manière appropriée des informations par le biais de réunions de service, de réunions individuelles, de courriers électroniques et de messagerie instantanée.
  • Participer à la rotation du téléphone «Manager on call»
  • Autres tâches assignées

Critère de performance

  • Atteindre ou dépasser les objectifs de satisfaction de la clientèle
  • Atteindre ou dépasser les objectifs de vente et de placement mensuels
  • Respecter ou dépasser les réglementations de conformité du département d'État

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