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Assistante Exécutive

À propos de GreatAuPair
GreatAuPair est le principal service international de mise en relation d'emploi en ligne, désigné par le Département d'État américain comme sponsor du programme Au Pair américain. Nous sommes une entreprise innovante axée sur la création d’un marché intelligent basé sur l’IA. Nous visons à tirer parti des systèmes vocaux et textuels d’IA de type humain pour faciliter le support client et l’automatisation des ventes. Même avec une automatisation avancée de l’IA, une croissance continue nécessite un recrutement et une expansion continus. Notre équipe de direction a besoin d'un assistant pointu et efficace pour nous aider à faciliter nos nombreuses initiatives de croissance. Nous recherchons un adjoint de direction expérimenté pour rejoindre notre équipe et contribuer à donner vie à cette vision.

Aperçu des tâches permanentes sous contrat à distance
L'assistant de direction à distance travaillera en étroite collaboration avec nos dirigeants, fournissant un soutien administratif de haut niveau, gérant les horaires et garantissant des opérations efficaces. Le candidat idéal sera de langue maternelle anglaise et possédera d'excellentes compétences en communication, de solides capacités organisationnelles et une approche proactive de la résolution de problèmes. Ce rôle nécessite également des compétences parajuridiques, une expérience en recrutement et en entretien, ainsi que la maîtrise de la réservation de voyages internationaux.

Exigences

Exigences

  • De langue maternelle anglaise avec d'excellentes compétences en communication verbale et écrite.
  • Expérience avérée en tant qu'assistant de direction ou rôle similaire, en soutien aux cadres supérieurs.
  • Solides compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'établir des priorités efficacement.
  • Grand souci du détail et de la précision dans tous les travaux.
  • Maîtrise de la technologie et maîtrise de la suite Microsoft Office, de Google Workspace et d'autres logiciels pertinents.
  • Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à anticiper les besoins et à fournir des solutions de manière proactive.
  • Expérience dans la réservation de voyages et la gestion de la logistique de voyage.
  • Expérience en recrutement et en entretien, avec la capacité de sélectionner les candidats et de coordonner les processus d'embauche.
  • Compétences parajuridiques, y compris la recherche juridique, la préparation de documents et la gestion de contrats.
  • Discrétion et capacité à traiter les informations sensibles en toute confidentialité.
  • Solides compétences interpersonnelles et capacité à établir et entretenir des relations positives.
  • Flexibilité et adaptabilité aux priorités changeantes et à un environnement en évolution rapide.
  • Une expérience en gestion de projet est hautement souhaitable.

Tâches et responsabilités

Responsabilités

  • Gérez des calendriers complexes, planifiez des réunions et coordonnez les rendez-vous des dirigeants.
  • Traiter les informations confidentielles avec discrétion et maintenir un haut niveau de confidentialité.
  • Préparer et modifier la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents.
  • Mener des recherches et compiler des données pour aider à la prise de décision et à la planification stratégique.
  • Gérer les préparatifs de voyage, y compris la réservation de vols, d'hébergement et de transport.
  • Aider aux processus de recrutement et d’entretien, y compris la sélection des candidats et la coordination des entretiens.
  • Fournir un soutien parajuridique, notamment en préparant des accords, en effectuant des recherches juridiques et en gérant des contrats.
  • Coordonner et gérer des projets et des initiatives spéciales selon les directives de l'équipe de direction.
  • Surveiller et répondre aux e-mails, appels téléphoniques et autres communications au nom des dirigeants.
  • Développer et entretenir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes.
  • Fournir des rapports de situation réguliers sur les KPI du département.

Qualifications souhaitables

  • Expérience avec Microsoft Office 365, Google Sheets, MailChimp et des applications similaires.
  • Expérience dans la réservation de voyages internationaux.
  • Connaissance et utilisation des plateformes de médias sociaux.
  • Familiarité avec les systèmes CRM.

Ce que Nous Offrons

  • Taux horaire/avantages sociaux compétitifs lorsque vous êtes salarié
  • Horaires de travail flexibles et opportunités de travail à distance.
  • Un environnement d’équipe collaboratif et solidaire.
  • Opportunités de croissance et de développement professionnel.
  • La chance de travailler avec une équipe de direction chevronnée qui a un réel impact sur le monde.
  • Travaillez avec des technologies de pointe et établissez des connexions mondiales.

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