Nous recherchons un assistant personnel polyvalent et très organisé pour effectuer des tâches administratives personnalisées pour la haute direction. Dans ce rôle, vous serez responsable de la planification des réunions, de la prise de notes et du traitement de la correspondance au nom des gestionnaires. Vous devrez peut-être également organiser des déplacements et participer à d'autres tâches, le cas échéant.
Pour assurer le succès en tant qu'assistant personnel, vous devez faire preuve d'excellentes compétences organisationnelles et d'une expérience démontrable dans un rôle de secrétariat. Les assistants personnels accomplis sont intuitifs aux besoins des gestionnaires et travaillent de manière autonome pour fournir un soutien administratif personnalisé.
▶️ Responsabilités de l'assistant personnel :
- Faire rapport à la haute direction et effectuer des tâches de secrétariat et d'administration.
- Saisir, formater et éditer des rapports, des documents et des présentations.
- Saisir des données, maintenir des bases de données et tenir des registres.
- Assurer la liaison avec les services internes, répondre aux appels et organiser les déplacements.
- Gérer la correspondance interne et externe pour le compte de la haute direction.
- Planification de rendez-vous, maintien d'un calendrier d'événements et envoi de rappels.
- Copier, numériser et télécopier des documents, ainsi que prendre des notes.
- Préparer les installations pour les événements programmés et organiser des rafraîchissements, si nécessaire.
- Commander des fournitures de bureau et des remplacements, ainsi que gérer les services de courrier et de messagerie.
- Respect des bonnes pratiques commerciales et de l'étiquette.
▶️ Exigences relatives à l'assistant personnel :
- Diplôme d'études secondaires ou GED.
- Certification en secrétariat, administration de bureau ou formation connexe.
- 1 à 2 ans d'expérience en tant qu'assistant personnel serait un plus.
- Vaste expérience dans la création de documents et de feuilles de calcul, à l'aide de logiciels de bureau tels que MS Word, Excel et PowerPoint.
- Compétences avancées en dactylographie, en prise de notes, en tenue de dossiers et en organisation.
- Capacité à gérer la correspondance interne et externe.
Connaissance pratique des imprimantes, copieurs, scanners et télécopieurs.
- Maîtrise des logiciels de prise de rendez-vous tels que MS - Outlook, ainsi que du renvoi d'appel.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale.
- Compétences interpersonnelles exceptionnelles.